FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wie digital signieren?

Wie funktioniert elektronisches Signieren?

Der Vorgang variiert je nach dem, ob Sie bereits identifiziert sind und ein Signaturpaket erworben haben, oder ob diese Schritte noch zu absolvieren sind, dementsprechend dauert der Prozess beim ersten Mal einige Minuten und ab dann nur noch eine Minute.

  1. Kostenlos anmelden oder signieren.
  2. Ein Dokument hochladen.
  3. Sie erwerben ein Signaturpaket für sich und eingeladene Unterzeichner, es sei denn, die Mitunterzeichner übernehmen die Kosten für ihre eigenen Signaturen. Dieser Schritt entfällt dann, bis alle Signaturen des erworbenen Kontingents aufgebraucht sind.
  4. Wenn Sie eine qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur & KYC wählen, wird Ihre Identität einmalig verifiziert. Dies können Sie per Video-Verifikation, Selfie-Check oder Ausweis-Ident erledigen. Eine Terminvereinbarung ist nicht erforderlich, alles geschieht von alleine. Dieser Vorgang findet statt, wenn Sie zum ersten Mal ein Dokument mit SIGNIUS unterzeichnen (oder wenn sich Ihre Personalausweis-Daten oder Ihre Mobil-Nummer ändern); ist ihre Identität einmal geprüft, können Sie alle folgenden Dokumente direkt unterschreiben. Bei Auswahl einer fortgeschrittenen Signatur (ohne KYC-Identitätsprüfung) entfällt die Identitätsprüfung ohnehin.
  5. Sie geben die E-Mail-Adressen und Telefonnummern der weiteren Unterzeichner an. Optional können Sie die Reihenfolge festlegen, in der diese signieren. Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit Link zum zu unterzeichnenden Dokument.
  6. Sie bestätigen die Unterzeichnung des Dokuments per SMS – geben Sie einfach den Code ein, den Sie erhalten.
  7. Das Dokument ist in Sekundenschnelle signiert.
  8. Sobald alle Unterzeichner unterschrieben haben, steht das unterzeichnete Dokument zum Download bereit.

Wie prüfe ich, ob ein Dokument unterschrieben wurde?

Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

  1. Wenn Sie ein signiertes Dokument in Adobe Acrobat Reader öffnen, sehen Sie ein grünes Häkchen. Wenn Sie diese Option erweitern, erhalten Sie weitere Informationen zum signierten Dokument und den Prüfpfaden der elektronischen Unterschrift. Diese Informationen sind die rechtlich relevanten.
  2. Dokumente mit fortgeschrittenen Signaturen haben zudem ein visuelles Bild der e-Signatur auf der ersten Seite des Dokuments oder auf einer extra hinzugefügten letzten Seite, derart alle Unterzeichner aufgelistet werden. Bei einer qualifizierten Signatur ist solche Visualisierung optional.

Wie viele Personen können ein Dokument unterschreiben?

Es können bis zu 8 Unterzeichner eingeladen werden.

Wie werden weitere Unterzeichner zum Prozess hinzugefügt?

Sie erstellen ein Konto und laden das Dokument auf die Plattform hoch. Wenn Sie ein Dokument zum Signieren an weitere Unterzeichner senden, müssen Sie die E-Mail-Adressen und Mobiltelefonnummern der betreffenden Personen angeben. Diese erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Optional können Sie die Signier-Reihenfolge festlegen.

Bei qualifizierten oder fortgeschrittene Signaturen & KYC müssen eingeladene Unterzeichner über eine Konto auf SIGNIUS verfügen oder dieses erstellen sowie eine einmalige Identitätsprüfung durchgeführt haben oder durchführen. Die Plattform führt den Nutzer durch die gegebenenfalls notwendigen Prozesse. Bei fortgeschrittenen Signaturen ist keine Identitätsprüfung erforderlich. Mitunterzeichner müssen in dem Fall auch keine Konten erstellen.

Wie verhält es sich mit der Reihenfolge bei mehreren Unterzeichnern?

Zwei Möglichkeiten: Der Signiervorgang kann in einer vom Benutzer festgelegten Reihenfolge oder ohne Angabe einer Reihenfolge erfolgen (dann erhalten alle Mitunterzeichner gleichzeitig eine Email mit Link zum zu signierenden Dokument).

Kann ich mit Vollmacht Dokumente für jemand anderen unterschreiben?

Nein, Sie können Dokumente nur in Ihrem Namen unterzeichnen.

Darf ich unterschreiben, wenn ich unter 18 bin?

Nein, nur Erwachsene können das Dokument unterschreiben.

Wie wird die Signatur visualisiert? Handelt es sich um ein Faksimile oder um generierten Text?

Eine grafische Darstellung einer Unterschrift ist kein Faksimile. Es gibt eine zusätzliche Seite am Ende oder eine Visualisierung auf der ersten Seite, auf der alle aufgelistet sind, die das Dokument unterzeichnet haben. Außerdem wird angezeigt, welche Art von Signatur verwendet wurde – fortgeschritten oder qualifiziert – und wann das Dokument signiert wurde (Zeitstempel). Bei qualifizierten Signaturen ist das Hinzufügen einer zusätzlichen Seite oder Visualisierung auf der ersten Seite optional.

Gibt es SIGNIUS Professional auch in anderen Sprachen? Kann ich Dokumente an ausländische Kunden senden?

SIGNIUS Professional ist derzeit in Deutsch, Polnisch, Englisch, Schwedisch und Ukrainisch verfügbar. Sie können Dokumente an ausländische Partner und Kunden senden, wenn Sie deren E-Mail-Adresse und Handynummer angeben. SIGNIUS funktioniert weltweit.

Ist es möglich, nur die Telefonnummer des Kunden für das fortgeschrittene Signaturverfahren zu verwenden?

Nein, immer wenn wir ein Dokument online auf der Plattform unterzeichnen, müssen wir sowohl ihre E-Mail-Adresse als auch ihre Telefonnummer angeben.

Was kostet eine qualifizierte Signatur, die nur gelegentlich, höchstens einmal im Monat, verwendet wird?

Sie können für jenen Signatur-Typ ein Einmal-Paket kaufen oder ein Monatsabo abschließen, jeweils von unterschiedlicher Größe, je nachdem, wie viele Signaturen Sie benötigen.

Sehen Sie sich die Registerkarte Preise an, um das für Sie passende Paket zu finden.

Müssen andere Mitunterzeichner SIGNIUS nutzen, wenn ich mich für SIGNIUS entscheide, oder können auch andere Anbieter eingesetzt werden?

Ihre Mitunterzeichner müssen unsere Dienste nicht nutzen und können einen anderen Anbieter elektronischer Signaturen verwenden. Es ist jedoch eine Überlegung wert, dass beide Parteien die SIGNIUS Plattform nutzen, wenn Ihnen Zeit und reibungsloses Signieren wichtig sind. Auf diese Weise muss das Dokument nämlich nicht heruntergeladen und per E-Mail an den Mitunterzeichner gesendet werden. Alle Schritte werden vielmehr an einem Ort, auf einer Plattform und dadurch viel schneller durchgeführt.

Signatur-Typen

In welchen Fällen sind fortgeschrittene Signaturen ausreichend?

Fortgeschrittene Signaturen (FES) sind nach eIDAS immer dann zulässig, wenn keine Schriftformerfordernis vorliegt. Bei hohem Haftungsrisiko empfehlen sich fortgeschrittene Signaturen mit KYC-Identitätsprüfung (FES&KYC) oder qualifizierte Signaturen (QES). Mit letzteren ist man im Zweifel immer auf der sicheren Seite, bei Schriftformerfordernis sind sie zwingend.

SIGNIUS bietet alle nützlichen Signatur-Typen, kann aber keine Rechtsberatung ersetzen.

Reicht eine fortgeschrittene Signatur aus, um Versicherungsverträge abzuschließen?

Dies scheint so zu sein. Die meisten Versicherer akzeptieren bei den meisten Versicherungsverträgen eine fortgeschrittene Signatur, schließen Lebensversicherungen aber häufig mit einer qualifizierten Signatur ab. Sofern keine Schriftformerfordernis besteht, legen die Versicherer selbst das Sicherheitsniveau der einzusetzenden Signaturen fest.

Ist es möglich, einen Arbeitsvertrag mit fortgeschrittener Unterschrift zu unterzeichnen?

Momentan sind die wesentlichen Bedingungen von Arbeitsverträgen seit August 2022 in Deutschland in Papierform auszuhändigen. In diesem Bereich wird die Digitalisierung von der Regierung ausgebremst bzw. rückgängig gemacht. Sollte Schriftformerfordernis in naher Zukunft wieder digital übersetzt werden dürfen, dann wäre die qualifizierte Signatur zwingend.

Ein Vertrag enthält bei Androhung der Nichtigkeit einen Schriftformvorbehalt; das Dokument wurde mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet. Wie sehe ich in der Praxis den Unterschied zwischen qualifizierter und fortgeschrittener Signatur?

Verträge, die bei Androhung der Nichtigkeit der Schriftform bedürfen, müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur – einer händischen Unterschrift gleichgestellt – unterzeichnet werden.

Um eine qualifizierte Signatur in der Praxis von einer fortgeschrittenen Signatur zu unterscheiden, öffnen Sie den unterschriebenen Vertrag mit einem PDF-Dateiformatprogramm, wie z. B. Adobe Acrobat Reader.
In der oberen linken Ecke eines elektronisch signierten Dokuments sehen Sie ein grün hervorgehobenes Symbol, das bestätigt, dass alle Signaturen korrekt sind.

Angenommen, Sie signieren ein Dokument mit einer qualifizierten Signatur. Das Signaturfeld oder der Abschnitt Signature Ownership zeigt an, dass ein Zertifikat für die qualifizierte Signatur ausgestellt wurde, mit dem Namen des Unterzeichners und der autorisierten Partei, die es ausgestellt hat.

Im Fall von SIGNIUS handelt es sich um EuroCert, das im europäischen Register zugelassener Vertrauensdiensteanbieter registriert ist.

Für eine fortgeschrittene Signatur wird kein gültiges Zertifikat ausgestellt. In diesem Fall ist Signaturaussteller das Unternehmen, das die Lösung bereitstellt. Im Fall der SIGNIUS Plattform ist dies die SIGNIUS S.A. – und auf unseren Systemen wird das Material gespeichert, das die Person, die die Plattform nutzt, mit ihren Daten verknüpft.

Identitätsprüfung

Muss ich mich jedes Mal verifizieren, wenn ich ein Dokument unterschreibe?

Es ist ein einmaliger Vorgang, wenn Sie eine qualifizierte Signatur oder fortgeschrittene Signatur mit einer KYC-Identifikation verwenden. Bei fortgeschrittenen Signaturen wird der Unterzeichner per E-Mail und SMS verifiziert.

Wir überprüfen Ihre Identität, bevor Sie das erste Dokument unterschreiben oder wenn sich Ihre Daten ändern.

Solange sich Ihre Daten nicht geändert haben, können Sie nach einmaliger Identitätsprüfung immer wieder Dokumente signieren.

Sind meine persönlichen Daten nach der Identitätsprüfung sicher?

Daten werden sicher und verschlüsselt gespeichert und an niemanden weitergegeben. Da wir in Deutschland, Polen und Europa tätig sind, gehen personenbezogene Daten nicht über den Europäischen Wirtschaftsraum hinaus und werden nicht in sogenannte Drittländer übertragen. An den datenschutzrelevanten Prozessen beteiligte Rechenzentren werden von deutschen oder EU-Unternehmen in Deutschland oder der EU betrieben. Alle Informationen zur Datenspeicherung und -verarbeitung sind in der Datenschutzerklärung beschrieben, abrufbar unter:
https://signius.eu/en/privacy-policy/

Gibt es eine Wartezeit für eine Verbindung mit Video-Verifikator?

Die Verbindung erfolgt normalerweise sofort. Je nach Situation kann es ein paar Minuten dauern, aber nicht länger als fünf. Verbinden Sie sich erneut, wenn es einmal länger als 5 Minuten dauern sollte.

Identitätsprüfung: Wie funktioniert das?

Wenn Sie zum ersten Mal ein Dokument auf SIGNIUS Professional signieren oder eine E-Mail-Einladung zum Signieren eines Dokuments von jemand anderen erhalten – egal, ob es sich um eine qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur mit KYC-Identifikation handelt – werden Sie zur einmaligen Identitätsprüfung weitergeleitet.

Dabei wir die Übereinstimmung Ihrer Person mit Ihrem Ausweisdokument sowie dessen Echtheit geprüft. Dies geschieht wahlweise per Interaktion mit einem Agenten (Video-Ident) oder KI-basiert (Selfie-Ident) oder mittels einer spezifischen App per Ausweis-Ident.

SIGNIUS arbeitet mit verschiedenen Ident-Partnern zusammen und wird stetig weitere Ident-Verfahren integrieren, um seinen Kunden die beste Auswahl bieten zu können.

Gibt es eine Möglichkeit, den Kunden davon zu überzeugen, sich online zu verifizieren?

Hier einige Tipps, was man Kunden und Partnern in einer E-Mail schreiben könnte:

Die Überprüfung Ihrer Identität ist sicher, einmalig, aber dauert einen Moment. Nehmen Sie sich dafür etwas Zeit und seien Sie geduldig. Es geht bei diesen Prozessen um Genauigkeit und diese entspricht ihrem eigenen Sicherheitsinteresse.

Immerhin läuft alles online und Sie können es binnen maximal 15 Minuten erledigen, ohne das Haus oder den Arbeitsplatz zu verlassen. Sie benötigen lediglich einen Computer mit Kamera und Mikrofon, einen Personalausweis und ein Mobilphone, um sich auszuweisen.

KYC (Know Your Customer) / AML (Anti-Money Laundering – Geldwäschebekämpfung)-Prozesse eliminieren auch Betrugs- und illegale Aktivitätsrisiken.

Der Onboarding-Prozess erfolgt dank Remote-Verifizierung sofort. Sie gelangen im Anschluss direkt zu den Folge-Vorgängen.

Kann die Identitätsprüfung für verschiedenste Staatsangehörige verwendet werden?

Unser Service ist in allen EU-Ländern und den meisten Nicht-EU-Ländern verfügbar. Bei einigen Nationen überprüfen wir nur Reisepässe statt auch Personalausweise.

Es ist ein einmaliger Vorgang und sein Preis ist im Signaturpaketpreis enthalten.

Eine erneute Verifizierung ist nur in drei Fällen erforderlich:

– Die Mobil-Nummer

– und/oder Email-Adresse, die Sie bei der Erstellung Ihres Kontos verwendet haben, hat sich geändert,

– Ihr Personalausweis ist abgelaufen oder hat sich (z.B. durch Umzug oder Heirat) geändert.

Documenten Archivierung

Wie lange werden signierte Dokumente auf der Plattform gespeichert? Ist es möglich, sie später herunterzuladen?

Wenn Sie sich in Ihr Konto einloggen, können Sie das signierte Dokument jederzeit herunterladen. Es ist auch eine gute Idee, das Dokument herunterzuladen und separat zu speichern, beispielsweise auf Ihrer Festplatte oder in einem Cloud-Dienst. Sie bekommen eine Benachrichtigung, bevor wir Dokumente nach einer gewissen Frist löschen. Dies geschieht zur Sicherheit Ihrer Daten. Auch verstehen wir uns als Signaturdienst – nicht als Cloud-Archiv für Dokumente.