Elektronische Unterschriften für kleine und mittlere Unternehmen
Im Arbeitsumfeld kleiner und mittlerer Unternehmen verändert die Einführung technologischer Innovationen häufig alles. Sie heben die Organisation auf eine völlig neue Ebene. Ist eine Fernsignatur ein riskanter Schritt oder ein sicherer Gewinn?
Ein smartes Signaturverfahen ist in erster Linie dort ein Durchbruch, wo die Unterzeichnung von Verträgen das tägliche Brot ist, etwa in Personalagenturen oder den Personalabteilungen mittlere und größerer Unternehmen. Verträge mit neuen Mitarbeitern, Anhänge zu Verträgen mit bestehenden Mitarbeitern und andere Dokumente gehen stetig durch die Hände der Mitarbeitern dieser Abteilungen. Manchmal passiert es bei einem neuen Mitarbeiter, dass sogar ein Dutzend oder mehr Dokumente unterschrieben werden!
Fernsignaturen, Siegel oder Zeitstempel funktionieren in vielen Branchen – Bildung, Finanzen, Immobilien… Eine elektronische Signatur unterstützt den Verkaufsprozess und steigert die Abschlusrate, da sie Transaktionsvorgänge deutlich beschleunigt und erleichtert.
Schauen wir uns eine der möglichen Situationen an, in denen eine digitale Signatur alles verändert.
Die Personalabteilung eines Logistikunternehmens rekrutiert Hunderte von Mitarbeitern. Sie druckt jedes Mal Verträge, Vertragsanhänge, archiviert Tausende Dokumente und bearbeitet jeweils eine einzelne Person im Büro persönlich.
Die Personalabteilung eines Unternehmens, das IT-Mitarbeiter rekrutiert, hat sich vom Papier-Workflow verabschiedet und auf eine Fernsignatur umgestellt. Der Arbeitnehmer hat nun die Möglichkeit, eine qualifizierte Unterschrift zu leisten, die für die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags erforderlich ist. Auf derselben Plattform kann dann auch der Arbeitgeber unterschreiben. Der Signaturvorgang dauert nur eine Minute und keiner der Unterzeichner muss dafür vor Ort sein.
Die Abteilung druckte keine Tonnen von Papier mehr und der gesamte Serviceprozess für einen neu eingestellte Mitarbeiter wurde erheblich verkürzt – von Tagen auf Minuten!
Ist das nicht ein zu sehr idealisiertes Bild der Zukunft? Nicht unbedingt, wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen bereits über viele digitale Tools verfügen. Es lohnt sich auf jeden Fall, diesen eine digitale Signatur beizufügen.
SIGNIUS: Remote-Signaturen für kleine und mittlere Unternehmen
Nach der Einführung von elektronischen Siegeln und Fernsignaturen sind die Prozessoptimierungen sofort sichtbar. Auch dort, wo nur ein paar Dutzend Mitarbeiter tätig sind, stehen die digitalen Signierwerkzeuge für eine gewinnbringende Veränderung, die sowohl von den für die Vertragsabwicklung zuständigen Mitarbeitern als auch von internen wie externen Unterzeichnern geschätzt wird.
Was gewinnen Sie?
- Der Vertragsabschluss erfolgt innerhalb von Minuten statt Tagen, alle Formalitäten werden beschleunigt
- Alle Arten von Verträgen, Anträgen, Dokumenten schnell unterzeichnen und die Vorgänge abschließen – online und sofort, in einem Kanal
- Der Arbeitsablauf der Vertragsabteilung ist viel einfacher
- Die Notwendigkeit, den Prozess zu überwachen, wird reduziert – jede Partei erhält E-Mail-Benachrichtigungen über die Unterzeichnung von Verträgen durch die andere Partei
Glauben Sie, dass die Digitalisierung von Papierprozessen auch Ihr Arbeitsumfeld verändern kann? Wir laden Sie zu einer kostenlosen Demo ein, bei der wir Lösungen präsentieren, die Ihnen helfen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
