Für die Anbieter regelmäßiger Dienstleistungen, die monatlich oder quartalsweise abgerechnet werden, ist das Lastschriftverfahren die bevorzugte Zahlungsmethode im elektronischen Geld- und Abrechnungsverkehr. Banken, Versicherungs-, Strom- und Telekommunikationsanbieter, Vermieter und viele weitere Organisationen sparen Zeit- und Arbeitsressourcen ein, wenn Einzahlungen nicht überprüft und (gegebenenfalls mehrfach) angemahnt werden müssen, sondern einmalig und (teil-) automatisiert eingezogen werden können.
Die händische Unterschrift als Medienbruch
Allerdings erfordert das Lastschriftverfahren bekanntlich eine SEPA-Mandat-Erteilung des Kunden, für welche die Schriftformerfordernis gilt. Der Zahlungsempfänger ist dem SEPA Regelwerk nach verpflichtet, das vom Zahlungspflichtigen erteilte SEPA Mandat (einschließlich etwaiger Änderungen) im Original aufzubewahren.
Die dabei heute noch hauptsächlich eingesetzte handschriftliche Unterzeichnung stellt einen Medienbruch, eine kostspielige Unterbrechung der weitgehend digitalen Prozesse des Dokumentenverkehrs und des Workflows dar. Der Dienstleister versendet das SEPA-Formular per Post, damit der Kunde es händisch unterschreibt und per Post zurücksendet. Oder das Formular kommt elektronisch per E-Mail, wird dann ausgedruckt, unterschrieben und zurückgeschickt. Der gesamte Ablauf dauert zwingend mehrere Tage, bedeutet auf beiden Seiten erheblichen Aufwand, schläft kundenseitig häufig ein, was Erinnerungen des Anbieters nötig macht.
Die QES als digitale Lösung des SEPA-Mandats
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) entspricht jedoch der Schriftformerfordernis und kann die händische Unterschrift so ersetzen. Der Anbieter bräuchte jetzt nur noch ein Fernsignaturportal, das es in einem Guss ermöglicht, den Kunden per Mail zur elektronischen Unterzeichnung des digitalen SEPA-Formulars einzuladen und dabei die Kosten (für die QES und die eIDAS-konforme Identifizierung) für den Kunden zu übernehmen und das Formular direkt nach der Unterzeichnung zurückzuerhalten. Eine solche Lösung reduziert den Aufwand für beide Seiten – Anbieter und Kunde – erheblich, der Anbieter spart Kosten (Papier, Arbeitszeit, Druck-, Scan- und Versandvorgänge) ein und steigert die Prozessabschlussrate.
Mit SIGNIUS Professional zum reibungslosen Workflow
SIGNIUS Professional – die eIDAS konforme Fernsignaturplattform von SIGNIUS – erfüllt diese Ansprüche. In Partnerschaft mit Verimi und multi-TSP-kompatibel wird eine QES zu einem unschlagbaren Preis-Leistungsverhältnis generiert und das einmalige Identifizieren/Onboarding in einer Anwendung ohne Medienbruch vollständig online vorgenommen. Der Signiervorgang selbst nimmt weniger Zeit in Anspruch als eine Minute, der Austausch der digitalen Dokumente erfolgt sofort und automatisiert.
Einfacher und schneller kann ein SEPA-Lastschrift-Mandat nicht erteilt werden, das durch die qualifizierte elektronische Signatur langfristige Beweiskraft besitzt.
