Fernsignaturen mit MS SharePoint – SIGNIUS macht‘s möglich

Viele Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint u.a. als Content- und Dokumenten-Managementsystem (DMS) für interne als auch externe Prozesse. So können mehrere Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten und zu verschiedenen Zeiten an der Erstellung und Versionierung von Dokumenten mitwirken.

Das gleiche gilt für Vereinbarungen und Verträge mit Geschäftspartnern, Anbietern und Kunden – allgemein ausgedrückt: für interne, B2B und B2C Prozesse. Häufig bedürfen die derart digital erstellten Dokumente einer Unterschrift von einer oder von mehreren Parteien.

Die Herausforderung

Wo auf händische, sogenannte Nassunterschriften zurückgegriffen wird, bedeutet dies, die Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und gegebenenfalls weiteren Unterzeichnern postalisch zuzustellen – und nach Abschluss des Prozesses die Unterlagen einzuscannen und die Papierform zu archivieren.

Wo Anwendungen zur digitalen fortgeschrittenen (FES) oder qualifizierten Unterschrift (QES) bereits zum Einsatz kommen, werden die in SharePoint erstellten Dokumente heruntergeladen, um sie in die Signaturanwendung hochzuladen. Nachdem die Dokumente unterschrieben sind, findet ein erneuter Download statt, um sie abzulegen.

Wir haben es also mit einem Medienbruch oder einem Anwendungswechsel zu tun, in beiden Fällen mit Unterbrechungen des Workflows und erforderlichen Handlungen, die technisch längst automatisiert ablaufen könnten.

Was sich Anwender wünschen

Gelänge es, aus SharePoint heraus Dokumente rechtssicher digital zu unterschreiben und Signaturprozesse anzulegen und zu initiieren, sowie die Reihenfolge der Unterzeichner festzulegen, also interne und externe Personen per Email zum Unterzeichnen der erstellen Dokumente einzuladen, und dabei Prozesse der Archivierung, der Signaturanforderung und der Statusinformation zu automatisieren, würde dies nicht nur Zeit, Kosten und Papier einsparen, den Workflow effizienter und komfortabler gestalten, sondern auch grundsätzlich die Effizienz des Unternehmens erhöhen.

Die Lösung von SIGNIUS

Die Experten von SIGNIUS haben eine eiDAS-konforme Fernsignaturplattform entwickelt, die es einfach macht, ohne Hardware wie Karten und Kartenlesegeräte, Dokumente zu jeder Zeit und von jedem Ort elektronisch zu unterschreiben – mit fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen. Ob in der Professional-Version für KMUs oder in der Enterprise-Ausführung für große Unternehmen (on-premise oder hybrid) leistet die All-in-One-Lösung medienbruchfrei auch die Überprüfung der Identität der Unterzeichner, die für entsprechenden Signaturzertifikate benötigt wird; wahlweise per

• VideoIdent,
• AusweisIdent
• SelfieIdent
• BankIdent

Dank der Integration der SIGNIUS Signaturlösung in SharePoint können SharePoint Nutzer die in SharePoint erstellten Dokumente direkt in und aus SharePoint heraus digital unterschreiben; und zwar dank SIGNIUS nicht nur mit fortgeschrittenen (FES), sondern auch – ob im SaaS- oder On-Premise-Kontext – mit qualifizierten Fernsignaturen (QES), die SIGNIUS zu den gängigen Marktpreisen der FES bietet, in – nutzerseitig – identisch einfachen Verfahren. Das vergleichsweise kostspielige und umständliche Hantieren mit zusätzlicher Hardware (Signaturkarten oder USBs und Lesegräte) kann damit auch im Fall der QES endgültig der Vergangenheit angehören.

Weitere Vorteile:

• Stapelsignaturen: Unterzeichnen mehrerer Dokumente gleichzeitig mit einer TAN-Eingabe und per Mausklick
• Mehrfach-, Umlaufsignaturen: Mehrere Parteien können Dokumente digital unterzeichnen. Fordern Sie Unterschriften beteiligter Personen direkt in Ihrer SharePoint Anwendung an – egal, ob es Personen aus Ihrem Unternehmen sind oder externe Personen
• Workflow: eine Person kann in SharePoint einen Signaturprozess für mehrere Unterzeichner initiieren
• Automatisierung: Emails mit Einladung interner wie externer Personen zur Unterzeichnung werden automatisiert versendet. Der Status des Signaturprozesses wird automatisch aktualisiert. Automatisierung der Archivierung möglich
• Kostenübernahme: Wer den Signaturprozess aufsetzt, kann die Signaturkosten für die zum Signieren eingeladenen Personen übernehmen
• All-in-One: Dokumentenerstellung und -unterzeichnung sowie einmalige Identifizierung (Onboarding) – auch für die QES – in einem medienbruchfreien Prozess, 100% Online und in einer Anwendung

Digital unterschreiben in SharePoint – Schritt für Schritt

1. Auswahl des zu signierenden Dokuments aus Ihrer SharePoint Dokumentenbibliothek
2. Per Klick auf den Signierbutton Dokument dem Unterzeichnungsprozess zuführen.
3. Auswahl des Sicherheitslevels der Signatur (FES oder QES)
4. Nach erfolgter Signatur wird in Ihrer SharePoint Dokumentenbibliothek automatisiert ein neues Dokument mit dem Dateinamenszusatz „_signiert“ erzeugt
5. Für eine ausgewähltes Dokument können Sie auch die Funktion `Signatur anfordern´ nutzen. Hier tragen Sie die Emails einzuladender Unterzeichner ein und legen das Signaturlevel fest.
6. Die eingeladenen Personen erhalten automatisiert eine E-Mail mit Link zum signierenden Dokument.