Mit der Reform des Nachweisgesetzes im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes ist es in Deutschland seit Anfang des Jahres nun endlich möglich, digitale (auch befristete) Arbeitsverträge und Leiharbeitsverträge mit elektronischen Signaturen zu unterschreiben.
Die Fernsignaturplattform von SIGINIUS spart Zeit, da die Verträge nur wenige Minuten nach ihrer Übermittlung an aktuelle oder künftige Mitarbeiter per Fernzugriff unterzeichnet werden können. Zudem werden Kosten gespart. Denn Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und zur Unterschrift per Post oder Kurier verschickt werden.
Nicht jede Art von digitaler Signatur hat die gleiche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Die Unkenntnis dieser Tatsache kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen.
Nur die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, sie ist bei allen Dokumenten zwingend, für die Schriftformerfordernis besteht. Bei Dokumenten, für die keine Schriftform gesetzlich verlangt wird, eignen sich auch Fortgeschrittene Elektronische Signaturen (FES).
Elektronische Unterschrift im Personalwesen
Die Personalabteilung ist ein äußerst wichtiger Bereich in jedem Unternehmen oder jeder Einrichtung. Zu ihren Aufgaben gehört es, die formalen und rechtlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern zu koordinieren, die Dokumentation der Beschäftigten (Personalakten) zu führen sowie die arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Mit einer elektronischen Signatur können alle Dokumente im Zusammenhang mit Beschäftigungs- und Arbeitnehmerangelegenheiten unterzeichnet werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können mit einer qualifizierten Signatur jedes beliebige Dokument miteinander unterschreiben.
Viele HR-Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden
Der SIGNIUS Dienst kann für die Unterzeichnung einer Reihe von HR-Dokumenten genutzt werden. Dazu gehören:
- Arbeitsverträge
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge
- Urlaubsanträge
- Delegationen
- Empfangsberichte
- Dokumente im Zusammenhang mit der Aktenführung
- Bescheinigungen über Krankheitsurlaub
- Fragebögen für Mitarbeiter
- Rechnungsabschluss
- Bestätigung des Empfangs von Abrechnungen Steuererklärung
Die wichtigsten Vorteile der SIGNIUS Lösung für die HR-Branche
– Die SIGNIUS-Signaturplattform kann innerhalb weniger Tage nahtlos in bestehende Dokumentenmanagementsysteme (z.B. Zvoove) sowie in die Plattformen von Arbeitgebern, Arbeitsvermittlern und Zeitarbeitsfirmen integriert werden.
– Die SIGNIUS Lösung ist standardmäßig mehrsprachig.
– Ausweisdokumente (ID-Karten oder Pässe) fast aller Länder sind standardmäßig integriert.
– Automatische E-Mail-Benachrichtigungen, Stapel- und Umlaufsignaturen für QES und FES gehören zu den Standard-Workflows
– Umweltvorteile: mit SIGNIUS können Sie den Papierverbrauch realistisch reduzieren und die Umwelt schonen.
Haben Sie Interesse an einer Live-Demo und einer individuellen Beratung? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
