Am 18. Oktober 2024 hat der Bundestag dem Vierten Bürokratie-Entlastungsgesetz (BEG IV) zugestimmt. Der Bundestag hatte das Gesetz am 26. September 2024 verabschiedet. Die Neuerungen beinhalten auch Regelungen zu digitalen Arbeitsverträgen.
Entscheidend ist, dass damit auch in diesem Bereich der Papierzwang überwunden wird. Wesentliche Vertragsbedingungen können nun auch digital festgehalten werden, sofern die beidseitig mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) versehen sind. Die QES kann damit auch in Deutschland im Bereich von Arbeitsverträgen die handschriftliche Unterschrift auf Papier ersetzen. Liegen QES-Unterschriften vor, ist ebenso auch die digitale Ablage erlaubt. Eine einfache elektronische Signatur ist nach wie vor nicht ausreichend, um den Papierzwang zu ersetzen.
Die Fernsignaturplattform von SIGINIUS, die sämtliche Unterschriften Workflows in einer smarten Benutzeroberfläche abbildet, spart Zeit, da die Verträge nur wenige Minuten nach ihrer Übermittlung an aktuelle oder künftige Mitarbeiter per Fernzugriff unterzeichnet werden können. Zudem werden Kosten gespart. Denn Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und zur Unterschrift per Post oder Kurier verschickt werden.
SIGNIUS unterstützt dabei eIDAS-konforme
- Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES)
- Fortgeschrittene Elektronische Signaturen (FES)
- Qualifizierte Elektronische Zeitstempel (QTS)
Elektronische Unterschrift im Personalwesen
Die Personalabteilung ist ein äußerst wichtiger Bereich in jedem Unternehmen oder jeder Einrichtung. Zu ihren Aufgaben gehört es, die formalen und rechtlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern zu koordinieren, die Dokumentation der Beschäftigten (Personalakten) zu führen sowie die arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Mit einer elektronischen Signatur können alle Dokumente im Zusammenhang mit Beschäftigungs- und Arbeitnehmerangelegenheiten unterzeichnet werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können mit einer qualifizierten Signatur jedes beliebige Dokument miteinander unterschreiben.
Viele HR-Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden
Der SIGNIUS Dienst kann für die Unterzeichnung einer Reihe von HR-Dokumenten genutzt werden. Dazu gehören:
- Arbeitsverträge
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge
- Urlaubsanträge
- Delegationen
- Empfangsberichte
- Dokumente im Zusammenhang mit der Aktenführung
- Bescheinigungen über Krankheitsurlaub
- Fragebögen für Mitarbeiter
- Rechnungsabschluss
- Bestätigung des Empfangs von Abrechnungen Steuererklärung
Die wichtigsten Vorteile der SIGNIUS Lösung für die HR-Branche
- Die SIGNIUS-Signaturplattform kann innerhalb weniger Tage nahtlos in bestehende DokumentenManagementSysteme (z.B. Zvoove) sowie in die Plattformen von Arbeitgebern, Arbeitsvermittlern und Zeitarbeitsfirmen integriert werden.
- Die SIGNIUS Lösung ist standardmäßig mehrsprachig.
- Ausweisdokumente (ID-Karten oder Pässe) fast aller Länder sind standardmäßig integriert.
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen, Stapel- und Umlaufsignaturen für QES und FES gehören zu den Standard-Workflows
- Umweltvorteile: mit SIGNIUS können Sie den Papierverbrauch realistisch reduzieren und die Umwelt schonen.
Haben Sie Interesse an einer Live-Demo und einer individuellen Beratung? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
