Möchten Sie erfahren, welche fünf HR-Dokumente am häufigsten online unterzeichnet werden? Die digitale Signatur von Personalunterlagen verbessert Unternehmensprozesse erheblich und spart Zeit sowie Kosten.
Dank qualifizierter und fortgeschrittener elektronischer Signaturen können HR-Abteilungen die Unterlagen ihrer Mitarbeiter effizient verwalten – ganz ohne unnötige Ausdrucke oder Kurierdienste. Der digitale Dokumentenfluss im Personalwesen ist ein entscheidender Schlüssel zur Steigerung der Effizienz eines gesamten Unternehmens.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wann eine Online-Signatur im HR-Bereich besonders nützlich ist!
In unserem Artikel finden Sie:
- Elektronische Signatur – was sollte man darüber wissen?
- Die fünf häufigsten HR-Dokumente, die online unterzeichnet werden
- Zusammenfassung
Elektronische Signatur – was sollte man darüber wissen?
Im Zeitalter der Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird es immer wichtiger, Dokumente sicher und effizient zu unterzeichnen – ganz ohne physischen Papierumlauf. Aus diesem Grund kommt die elektronische Signatur zunehmend zum Einsatz. Sie vereinfacht und beschleunigt die Verwaltung von Unternehmensdokumenten erheblich. Man unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen, die sich in ihrer Sicherheitsstufe und Rechtswirksamkeit unterscheiden: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur.
Die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet ein Höchstmaß an Sicherheit und Glaubwürdigkeit für elektronische Dokumente – sie hat die gleiche Rechtswirksamkeit wie eine handschriftliche Unterschrift und wird gemäß der eIDAS-Verordnung in der gesamten Europäischen Union anerkannt.
Sie ist in Fällen erforderlich, in denen die Schriftform vorgeschrieben ist, z. B. bei Arbeitsverträgen. Eine fortgeschrittene Signatur hingegen hat zwar nicht die gleiche Rechtskraft wie eine qualifizierte Signatur, reicht aber für die Unterzeichnung der meisten Verträge und Dokumente im Geschäftsverkehr aus.
Die Einführung der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten in der Personalabteilung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter:
- Zeitersparnis – das Unterzeichnen von Dokumenten dauert nur wenige Minuten,
- Reduzierung der Kosten für den Druck und Versand von Dokumenten,
- Beschleunigung von Rekrutierungs- und Personalprozessen,
- Einfachere Verwaltung von Unterlagen,
- Erhöhung der Sicherheit durch Überprüfung der Identität des Unterzeichners.
Die fünf häufigsten HR-Dokumente, die online unterzeichnet werden
Die Einführung der Online-Signatur in HR-Abteilungen beschleunigt Personalprozesse und macht physische Treffen mit Mitarbeitern zum Unterzeichnen von Verträgen und anderen Personaldokumenten überflüssig.
Hier sind die fünf am häufigsten online unterzeichneten HR-Dokumente:
- Arbeitsverträge – mit einer qualifizierten Signatur unterzeichnet, sind sie gemäß dem Arbeitsgesetzbuch voll rechtskräftig. So können Mitarbeiter aus der Ferne eingestellt werden, ohne dass ein persönliches Treffen erforderlich ist.
- Anhänge zu Arbeitsverträgen – Änderungen der Beschäftigungsbedingungen, z. B. Änderung der Position, des Gehalts oder der Arbeitszeit, können online unterzeichnet werden.
- Zivilrechtliche Verträge – Auftrags- oder Werkverträge können online abgeschlossen werden, was die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten erheblich beschleunigt.
- Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) – Die schnelle und sichere Online-Unterzeichnung von Vertraulichkeitsvereinbarungen schützt die sensiblen Daten Ihres Unternehmens.
- Unternehmensrichtlinien – effektive Implementierung und Aktualisierung interner Dokumente mit Bestätigung der Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter.
Die Einführung der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten in HR-Abteilungen ist ein Schritt hin zu einer modernen Personalverwaltung. Die Online-Signatur im HR-Bereich ist nicht nur bequem, sondern vor allem eine erhebliche Zeit- und Geldersparnis und erhöht die Sicherheit der Mitarbeiterunterlagen.
Im Zeitalter von Remote-Arbeit und verteilten Teams entwickelt sich die elektronische Signatur zum Standard moderner Unternehmen. Wir empfehlen Ihnen, SIGNIUS-Lösungen in Ihrem Unternehmen zu implementieren – überzeugen Sie sich selbst, wie sie die tägliche Arbeit der Personalabteilung und des gesamten Unternehmens verbessern können.
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