Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form elektronischer Signaturen und rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt – gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung. Sie hebt sich von der einfachen und der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ab, da sie höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Die QES bietet maximale Beweiskraft vor Gericht und ist in allen EU-Mitgliedsstaaten anerkannt.
Wie erhält man eine qualifizierte elektronische Signatur?
Elektronische Signatur bequem im bestellen – so funktioniert’s
- Wählen Sie das gewünschte Paket aus und legen Sie es in den Warenkorb. (Die Anzahl können Sie später jederzeit anpassen.)
- Klicken Sie oben auf das Warenkorb-Symbol, um zur Bestellübersicht zu gelangen.
- Prüfen Sie die Stückzahl und gehen Sie weiter zum nächsten Schritt.
- Tragen Sie Ihre Daten in das Formular ein und bestimmen Sie die Zahlungsart. (Für eine Rechnung bitte die Unternehmensangaben ergänzen.)
- Nach erfolgreicher Zahlung erhalten Sie per E-Mail Ihre Aktivierungscodes (Voucher) inklusive Anleitung – sofort einsatzbereit auf der SIGNIUS-Plattform.
So lösen Sie Ihren Aktivierungscode (Voucher) bei SIGNIUS ein
Die Freischaltung eines Vouchers für qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signaturen (siehe Video-Anleitung) erfolgt in nur drei Schritten:
- Melden Sie sich bei SIGNIUS an oder erstellen Sie ein neues Konto.
- Öffnen Sie die Kontoeinstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts) und wählen Sie die gewünschte Signaturart – qualifiziert oder fortgeschritten.
- Geben Sie den zugesandten Code im Aktivierungsfeld ein und bestätigen Sie. Fertig – Ihre Signatur ist sofort einsatzbereit!
Wie sieht eine qualifizierte elektronische Signatur aus und wie erkenne ich sie?
Ein mit QES gesichertes Dokument ist in der Regel an der sichtbaren Signatur auf dem Dokument zu erkennen.
Eine qualifizierte elektronische Signatur sieht nicht wie eine normale handschriftliche Unterschrift aus – es handelt sich vielmehr um eine Reihe von digitalen Daten, die dem Dokument beigefügt sind.
Für den Benutzer ist sie in der Regel im Dokument (z. B. PDF) als Signaturinformation sichtbar – z. B. als Signatursymbol. Der wichtigste Teil befindet sich jedoch im „Hintergrund” der Datei: Es handelt sich um ein qualifiziertes digitales Zertifikat, das die Identität des Unterzeichners bestätigt.
Er ist daran zu erkennen, dass:
– das Dokument eine Signatur enthält, die mit einem qualifizierten Zertifikat versehen ist, das von einem zugelassenen Vertrauensdienstleister ausgestellt wurde,
– die Signatur mit einem sicheren Signaturgerät oder einer Cloud-Lösung (z. B. auf einer Plattform zum Online-Signieren von Dokumenten) erstellt wurde,
– beim Öffnen des Dokuments in einem gängigen Programm (z.B. Adobe Acrobat Reader) das Verifizierungssystem deutlich anzeigt, dass die Signatur gültig und qualifiziert ist.
Anwendungsbereiche für Mittelständische Unternehmen
Hier sind fünf Branchen, in denen die qualifizierte elektronische Signatur besonders wertvoll ist:
- HR-Branche
In der Personalabteilung können Vertragsbestätigungen mit Mitarbeitern oder Dokumente mit personenbezogenen Daten auf rechtmäßige und effiziente Weise digital unterzeichnet werden. - Immobilienwirtschaft
Vermittlungs- oder Unterauftragsverträge können elektronisch in rechtsverbindlicher Form unterzeichnet werden. - Gesundheitswesen
E-Rezepte, Behandlungsverträge und Datenschutzvereinbarungen können mit QES gesichert werden. - Rechts- und Steuerberatung
Für Anwaltskanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sind Dokumente von entscheidender Bedeutung, die ein Höchstmaß an Vertrauen und Beweiskraft erfordern – Vollmachten, Verträge mit Kunden, Prozessdokumente. QES verleiht ihnen die gleiche Rechtskraft wie eine eigenhändige Unterschrift, wodurch das Risiko einer Anfechtung ihrer Gültigkeit vor Gericht ausgeschlossen wird. - Finanz- und Versicherungsdienstleistungen
Bank- und Kreditverträge, Leasing- oder Versicherungspolicen lassen sich mit QES rechtlich eindeutig unterzeichnen.
Warum sollten Unternehmen jetzt auf die QES setzen?
Die QES ist die einzige Signaturstufe mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (eIDAS-konform). Sie ist EU-weit anerkannt und minimiert Rechts- und Prüfungsrisiken.
Vertragsprozesse werden deutlich schneller – 100 % remote, ohne Medienbrüche.
Kosten sinken durch weniger Papier, Versand und interne Abstimmungen.
Starke Identifizierung (z. B. eID/Video-Ident) und manipulationssichere Audit-Trails erhöhen die Compliance. Branchen mit hohen Anforderungen – Banken, Versicherer, öffentlicher Sektor – können sofort rechtskonform digitalisieren. QES ist zukunftssicher im Kontext von eIDAS 2 und dem EUDI-Wallet-Ökosystem.
- Effizienz: Keine Papierberge, kein Postversand – Vertragsabschlüsse erfolgen sofort.
- Rechtssicherheit: QES erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und gewährleistet höchste Beweiskraft.
- Kostenersparnis: Weniger Verwaltung, weniger Fehlerquellen und geringere Prozesskosten.
Wie SIGNIUS kleine und mittlere Unternehmen unterstützt
SIGNIUS bietet individuell angepasste Lösungen für die Erfassung qualifizierter elektronischer Signaturen. Mittelständische Unternehmen können damit Signaturprozesse einfach, sicher und rechtskonform gestalten. Ob HR-Branche, Immobilienbranche, Gesundheitswesen, Beratung oder Finanzsektor – SIGNIUS sorgt für eine reibungslose Integration in bestehende Systeme und unterstützt Sie bei der Zertifizierung, dem Workflow-Management und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist 2025 das zentrale Werkzeug für rechtssichere und effiziente Geschäftsprozesse im Mittelstand. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift, spart Zeit und Kosten und bringt mehr Sicherheit in die tägliche Arbeit.
Mit Signius als Partner gelingt der Umstieg einfach und zukunftssicher – damit kleine und mittlere Unternehmen optimal für die digitale Wirtschaft aufgestellt sind.
