Elektronische Signaturen gehören heute zu einem der wichtigsten Elemente der digitalen Transformation. Viele Unternehmen stehen jedoch weiterhin vor Fragen: Wie läuft der Implementierungsprozes ab? Wie fügt sich die Lösung in bestehende Systeme und Prozesse ein? Und wie lässt sich das Ganze sicher und compliant gestalten, ohne die tägliche Arbeit zu belasten?
SIGNIUS zeigt, dass die Einführung eines modernen, rechtskonformen elektronischen Signatursystems weder kompliziert noch zeitintensiv sein muss. SIGNIUS bietet transparente Prozesse, klare Schritte und ein strukturiertes Vorgehen im Prozess der Integration der Plattform über API, das für kleine, mittlere und große Unternehmen geeignet ist.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie ein typischer Weg von der ersten Idee bis zur vollständigen Automatisierung aussehen kann – aus Sicht von Management, Business-Teams und Organisation, nicht aus Sicht der IT.
1. Analysephase: Ziele, Anforderungen und Prioritäten
Jede erfolgreiche Implementierung beginnt mit einer klaren Definition der Anforderungen. Unternehmen erkennen schnell, dass elektronische Signaturen weit mehr leisten können als nur Vertragsabschlüsse. Häufig zeigt sich bereits in dieser frühen Phase, dass mehrere Abteilungen profitieren: HR, Vertrieb, Einkauf, Compliance oder Finance.
Typische Fragestellungen in diesem Schritt sind beispielsweise:
- Welche Dokumente müssen regelmäßig unterschrieben werden?
- Welche Prozesse sollen beschleunigt oder entlastet werden?
- Welche Signaturarten sind notwendig (z. B. fortgeschritten, qualifiziert)?
- Welche regulatorischen Anforderungen müssen erfüllt werden?
- Wo entstehen heute Verzögerungen oder manuelle Mehraufwände?
Diese Analyse zeigt sehr schnell, wo der größte Hebel liegt und wie die Integration sinnvoll priorisiert werden sollte. SIGNIUS begleitet diesen Prozess beratend, sodass Unternehmen frühzeitig eine klare Roadmap erhalten.
2. Konzeption: Wie Signaturen in bestehende Workflows eingebettet werden
Nach der Analyse folgt die Konzeption: Hier wird festgelegt, wie der zukünftige Signaturprozess aussehen soll. Wichtig ist, dass Unternehmen dabei nicht ihr gesamtes Ökosystem umbauen müssen. Moderne Signaturplattformen fügen sich in bestehende Abläufe ein, anstatt sie zu ersetzen.
In dieser Phase werden insbesondere folgende Punkte betrachtet:
- Welche Systeme erzeugen die betreffenden Dokumente?
- Welche Teams oder Personen lösen Signaturen aus?
- Welche Schritte sollen vollständig automatisiert ablaufen?
- Welche Dokumente benötigen individuelle Freigaben?
- Wo sind Benachrichtigungen oder Statusmeldungen sinnvoll?
Das Ergebnis ist ein logischer Prozessfluss, der klar strukturiert und für alle Mitarbeiter nachvollziehbar ist. Entscheidend: Es geht nicht darum, Technik zu erklären, sondern Arbeitsabläufe zukunftsfit zu machen.
3. Übergang in den praktischen Betrieb: Einfache Integration statt komplexer Implementierung
Sobald klar ist, wie der zukünftige Prozess aussehen soll, beginnt die Umsetzung. Doch anders als oft befürchtet, bedeutet dies nicht Wochen voller Besprechungen und Konfigurationen. Unternehmen erleben hier oft eine positive Überraschung: Die Plattform kann sogar innerhalb eines Tages über API integriert werden.
Ein typischer Übergang in den Betrieb umfasst beispielsweise:
- die Aktivierung der ausgewählten Signaturtypen,
- die Abstimmung der gewünschten Prozessschritte,
- Teammitglieder hinzufügen und Rollen festlegen ,
- Auswahl der Methoden zur Identitätsprüfung
- Auswahl zusätzlicher Funktionen (z. B. Signieren offener PDF-Dateien/Formulare)
- das Testen des Signaturprozesses mit internen Dokumenten,
- die Schulung für die verantwortlichen Teams.
Dank der Integration einer intuitiven Signaturplattform, Unternehmen sollen ihre digitalisierten Signaturprozesse nutzen können, ohne sich technisch im Detail verlieren zu müssen.
4. Dokumentenhandling: Wie Signaturen im Alltag funktionieren
Sobald das online Signatur-System in Betrieb ist, zeigt sich, wie stark die Digitalisierung den Alltag erleichtert. Dokumente werden nicht mehr manuell versendet, signiert archiviert. Stattdessen fließen sie automatisch durch die definierten Prozessschritte – strukturiert, sicher und transparent.
Ein moderner Signaturdienst unterstützt Unternehmen dabei in mehreren Dimensionen:
- Dokumente werden zentral verwaltet und durchlaufen klare Statusphasen.
- Signaturen können in festgelegter Reihenfolge oder parallel erfolgen.
- Die Möglichkeit, Erinnerungen an die Unterschrift zu versenden, reduziert Verzögerungen.
- Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über jeden Signaturprozess .
- Alle signierten Dokumente stehen sofort online zur Verfügung.
Der Effekt: Abläufe, die früher Tage oder Wochen dauerten, sind heute in Minuten bei gleichbleibend hoher Sicherheit abgeschlossen.
5. Automatisierte Signaturen: Der nächste Schritt zur vollständigen Prozessdigitalisierung
Ein besonders wichtige Funktion der Lösung ist die Fähigkeit, den Signaturprozess vollständig zu automatisieren. Unternehmen setzen diese Funktion überall dort ein, wo große Mengen gleichartiger Dokumente entstehen oder wo Signaturen regelmäßig wiederholt werden müssen.
Typische Einsatzfelder sind etwa:
- automatisierte Bestätigungen, Rechnungen oder Bescheide,
- Massenunterlagen in stark regulierten Branchen,
- interne Freigaben, die auf vordefinierten Regeln basieren,
- Vertragsdokumente mit standardisierten Inhalten,
- Alltagsprozesse, bei denen Geschwindigkeit entscheidend ist.
Der Vorteil liegt in der Kombination aus Effizienz und Zuverlässigkeit: Fehler werden reduziert, Durchlaufzeiten drastisch verkürzt, und gleichzeitig bleibt der gesamte Prozess vollständig nachvollziehbar.
6. Unterstützung und Weiterentwicklung: IhrPartner für Digitalisierung
Auch nach der Einführung endet der Prozess nicht. Unternehmen entwickeln neue Workflows, integrieren weitere Systeme oder erweitern den Kreis der Nutzer. SIGNIUS begleitet diese Entwicklung langfristig und unterstützt bei der kontinuierlichen Optimierung digitaler Signaturprozesse und seine Plattform ständig um neue Funktionen erweitert.
Das bedeutet unter anderem:
- neue Use Cases werden nahtlos ergänzt,
- Organisationen skalieren die Lösung wachsend mit ihren Bedürfnissen,
- Compliance-Anforderungen bleiben stets erfüllt,
- Prozesse werden Schritt für Schritt weiter automatisiert.
So entsteht nicht nur ein einzelner digitaler Prozess, sondern eine nachhaltige Basis für moderne, schnelle und sichere Dokumentenflüsse im gesamten Unternehmen.
Elektronische Signaturen ohne Komplexität – ein klarer Wettbewerbsvorteil
Die Einführung elektronischer Signaturen muss kein technisches Großprojekt sein. Mit SIGNIUS können Unternehmen bereits nach kurzer Zeit vollständig digitale und automatisierte Dokumentensignaturprozesse sicher, rechtskonform und ohne operative Hürden aufbauen.
Der Weg von der Idee zur Automatisierung ist klar strukturiert, nachvollziehbar und lässt sich an individuelle Unternehmensprozesse anpassen. Das Ergebnis: Eine moderne Organisation, die schneller arbeitet, Fehler reduziert und die digitale Transformation aktiv vorantreibt.
Für weitere Informationen zur Implementierung der digitalen Signaturlösungen von SIGNIUS wenden Sie sich bitte direkt an unsere Spezialisten!
