Die elektronische Dokumentenversiegelung wird immer häufiger zu einem praktischen Bestandteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Diese Lösung wird nicht nur von großen Organisationen genutzt, die Millionen von Dokumenten verarbeiten, sondern auch von kleinen und mittleren Unternehmen, die ein bewährtes Werkzeug zur Bestätigung der Authentizität und Integrität von Dokumenten benötigen, ohne eine eigene, komplexe technologische Infrastruktur aufbauen zu müssen. Ein qualifiziertes elektronisches Siegel ermöglicht es Organisationen, Dokumente als juristische Person zu bestätigen, und wird in der gesamten Europäischen Union anerkannt.
Die Bedeutung des qualifizierten elektronischen Siegels in regulierten Branchen
– Die wachsende Bedeutung des elektronischen Siegels ergibt sich aus konkreten betrieblichen Anforderungen. Unternehmen wollen Dokumente schneller bearbeiten, manuelle Tätigkeiten reduzieren und sicher sein, dass ein digitales Dokument überprüft und sicher aufbewahrt werden kann. Dies betrifft unter anderem Rechnungen, Bescheinigungen, Entscheidungen, Personal- und Abrechnungsunterlagen sowie die Korrespondenz mit Kunden und Partnern. In regulierten Branchen sind die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Möglichkeit der Prozessprüfung sowie der Datenschutz von besonderer Bedeutung“, sagt Jack Piekarski, Co-Founder von SIGNIUS S.A.
Ein Beispiel hierfür sind Institutionen, die große Dokumentenmengen verarbeiten. Auf dem deutschen Markt haben unter anderem die AS Abrechnungsstelle Bremen und einer der größten Krankenversicherer – die AOK – die Lösungen von SIGNIUS genutzt. Im Fall der AS Bremen war es entscheidend, die Konformität der digitalen Dokumente mit dem TR-RESISCAN-Standard und den gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Dies erforderte die Einführung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die es ermöglicht, Dokumenten unmittelbar nach dem Scanvorgang ohne menschliches Zutun automatisch Beweiskraft zu verleihen. Bei der AOK hingegen, die die Dokumentation für über 27 Millionen Versicherte verwaltet, unterstützen die Lösungen von SIGNIUS die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten in sehr großem Umfang, wobei die Gewährleistung der Authentizität, Integrität und Überprüfbarkeit der Dokumente durch verschiedene Akteure im Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung ist. In einem solchen Umfeld wird die elektronische Siegel zu einem Bestandteil der Infrastruktur, der eine sichere und effiziente Dokumentenverarbeitung ermöglicht. Ähnliche Herausforderungen betreffen auch anderen europäischen Institutionen, die zunehmend die Automatisierung von Dokumentenprozessen mit Sicherheitsanforderungen, regulatorischer Compliance und dem wachsenden Umfang der verarbeiteten Daten in Einklang bringen müssen.
Dokumentsicherheit und Integration in bestehende Systeme
– „Qualifizierte elektronische Siegel finden sowohl in großen Organisationen als auch im KMU-Sektor Anwendung, auch wenn die Anforderungen dieser Gruppen unterschiedlich sind. Große Unternehmen legen den Schwerpunkt auf Effizienz, Integration in bestehende Systeme und Kontrolle über die Infrastruktur, während kleinere Firmen einfachere Lösungen zur sicheren Beglaubigung von Dokumenten benötigen. Dies erkennen wir an konkreten Anfragen von kleinen und mittleren Unternehmen. Wir liefern Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse dieser Gruppen zugeschnitten sind. Darüber hinaus bieten wir als einer der wenigen Anbieter in Europa eine vollständig umfassende Lösung in einem einzigen Service im On-Premise-Modell an, bestehend aus einem Signaturserver, einem HSM und einem qualifizierten elektronischen Siegel. Dies ermöglicht es, die Anzahl der Dienstleister zu reduzieren und den Implementierungsprozess zu vereinfachen“, betont Jack Piekarski.
In Unternehmen mit einem geringeren Dokumentenaufkommen sind die schnelle Implementierung, die Möglichkeit, die Dokumentensicherheit zu erhöhen, und die Vereinfachung der täglichen Abläufe von größter Bedeutung. Die elektronische Siegel ermöglicht es, den Prozess der Dokumentenfreigabe zu optimieren, den Druck, den Versand und die manuelle Bearbeitung von Formalitäten zu reduzieren, was bei begrenzten Personalressourcen von Bedeutung ist. Er erleichtert zudem die Archivierung sowie den Dokumentenfluss zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern und erhöht gleichzeitig die Sicherheit. Ein Beispiel für ein solches Unternehmen ist das Prüf- und Kalibrierlabor MerSerwis, das mithilfe der SIGNIUS-Lösung Tausende von Kalibrierzertifikaten versiegelt. Dadurch verkürzt das Unternehmen sowohl die Bearbeitungszeit als auch garantiert seinen Kunden die vollständige Zuverlässigkeit der Dokumentation.
