KYC-Prozess Schritt für Schritt – so funktioniert die Kundenverifizierung

Ein digitaler KYC-Prozess besteht aus mehreren klar definierten und aufeinander abgestimmten Schritten. Ziel ist es, Kundendaten strukturiert zu erfassen, die Identität einer Person zu überprüfen, das Ergebnis zu dokumentieren und die verifizierten Informationen an den nächsten Geschäftsprozess zu übergeben.

KYC-Prozess in sechs praktischen Schritten

Ein typischer KYC-Prozess beginnt mit der strukturierten Erfassung der Kundendaten und endet mit einem verwertbaren Prüfergebnis. Dazwischen liegen mehrere technische und organisatorische Kontrollschritte.

1. Kundendaten erfassen

Zu Beginn gibt der Kunde die für den jeweiligen Prozess erforderlichen Informationen an. Bei einer natürlichen Person können dazu beispielsweise gehören:

• Vorname und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit,
• Wohnanschrift,
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer,
• gegebenenfalls weitere prozessbezogene Angaben.

Welche Daten benötigt werden, hängt vom konkreten Anwendungsfall ab. Zu viele Eingabefelder verlängern das Onboarding und erhöhen die Abbruchquote. Zu wenige Angaben können dagegen dazu führen, dass der Verifizierungsprozess nicht vollständig durchgeführt oder das Ergebnis nicht eindeutig einem Kundenkonto zugeordnet werden kann.

Bereits bei der Eingabe sind automatische Plausibilitätskontrollen sinnvoll. Das System kann prüfen, ob Pflichtfelder ausgefüllt sind, ein Geburtsdatum formal korrekt ist oder eine eingegebene Adresse dem erwarteten Format entspricht.

2. Identitätsdokument erfassen

Im nächsten Schritt wird vom System ein unterstütztes Identitätsdokument aufgenommen. Häufig kommen Personalausweise oder Reisepässe zum Einsatz. Je nach Verfahren können weitere Dokumenttypen und Ausstellerländer unterstützt werden.

Der Nutzer fotografiert oder scannt die erforderlichen Dokumentenseiten. Für eine zuverlässige Verarbeitung sollte das Dokument:

• vollständig sichtbar,
• scharf aufgenommen,
• ausreichend beleuchtet,
• frei von starken Spiegelungen,
• gültig und nicht deutlich beschädigt sein.

Bei einem Personalausweis werden üblicherweise Vorder- und Rückseite benötigt. Bei einem Reisepass genügt häufig die Datenseite.

3. Dokumentendaten auslesen und prüfen

Nach der Aufnahme liest die Software automatisch die enthaltenen Informationen aus. Dafür können OCR-Verfahren, die maschinenlesbare Zone und weitere technische Dokumentenmerkmale verwendet werden.

Geprüft werden können beispielsweise:

• Dokumenttyp,
• Ausstellungsland,
• Vorname und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Dokumentennummer,
• Ablaufdatum,
• maschinenlesbare Zone,
• Übereinstimmung verschiedener Datenfelder,
• erkennbare Hinweise auf Veränderungen oder Manipulationen.

Welche Merkmale tatsächlich ausgewertet werden, hängt vom Dokumenttyp und von der technischen Konfiguration ab.

Die ausgelesenen Angaben können anschließend mit den Daten verglichen werden, die der Kunde zu Beginn des KYC-Prozesses gemacht hat. Abweichungen können dazu führen, dass der Vorgang gestoppt, wiederholt oder weiter geprüft wird.

Typische Ursachen für Probleme sind:

• abgelaufene Dokumente,
• falsch erkannte Zeichen,
• unvollständige Aufnahmen,
• abweichende Schreibweisen,
• nicht unterstützte Ausweistypen,
• beschädigte oder stark abgenutzte Dokumente.

4. Person mit dem Dokument abgleichen

Die Dokumentenprüfung allein bestätigt noch nicht, dass der Nutzer tatsächlich die im Dokument genannte Person ist. Deshalb wird bei vielen automatisierten Verfahren zusätzlich ein biometrischer Gesichtsvergleich durchgeführt.

Der Kunde nimmt ein Selfie, ein kurzes Selfie-Video oder eine andere vorgesehene Gesichtsaufnahme auf. Die Software vergleicht die dabei erfassten biometrischen Merkmale mit dem Lichtbild im Identitätsdokument.

Dabei wird geprüft, ob das Gesicht ausreichend deutlich erfasst wurde und ob die Übereinstimmung den festgelegten Schwellenwert erreicht.

5. Liveness Check durchführen

Ein Liveness Check soll erkennen, ob tatsächlich eine reale und anwesende Person am Verfahren teilnimmt. Dadurch sollen insbesondere einfache Täuschungsversuche erschwert werden, etwa die Verwendung von:

• ausgedruckten Fotos,
• Bildern auf einem Bildschirm,
• aufgezeichneten Videos,
• statischen Gesichtsdarstellungen,
• bestimmten digitalen Manipulationen.

Je nach Verfahren erfolgt die Lebenderkennung aktiv, passiv oder als Kombination beider Verfahren. Bei einer aktiven Prüfung muss der Nutzer möglicherweise eine bestimmte Bewegung ausführen. Eine passive Prüfung läuft weitgehend im Hintergrund und wertet Merkmale der Aufnahme aus.

Der Liveness Check wird mit der Dokumentenprüfung und dem biometrischen Gesichtsvergleich zu einem integrierten Prüfprozess kombiniert. 

6. Ergebnis verarbeiten und dokumentieren

Nach Abschluss aller technischen Kontrollen wird automatisch ein Ergebnis erzeugt. Abhängig von der Lösung und der Konfiguration kann der Vorgang:

• erfolgreich abgeschlossen,
• zur Wiederholung freigegeben,
• abgelehnt,
• oder einer manuellen Prüfung zugeführt werden.

Bei erfolgreicher KYC-Verifizierung kann automatisch der nächste Geschäftsprozess gestartet werden, beispielsweise die Aktivierung eines Kontos, die Fortsetzung eines Vertragsabschlusses oder ein nachfolgender Signaturprozess.

Das Unternehmen sollte außerdem die für den jeweiligen Nachweis erforderlichen Informationen dokumentieren. Welche Daten und Protokolle gespeichert werden dürfen oder müssen, hängt vom konkreten Einsatzfall und den anwendbaren Vorschriften ab.

Für nicht erfolgreiche Vorgänge ist ein klarer Ausnahmeprozess erforderlich. Je nach Ursache kann eine neue Aufnahme, ein anderes Dokument, eine manuelle Kontrolle oder ein alternatives Identifizierungsverfahren notwendig sein.

Wie funktioniert ein AutoIdent-Verfahren?

Nach dem allgemeinen Ablauf eines digitalen KYC-Prozesses stellt sich die Frage, wie sich die Identitätsprüfung in der Praxis automatisieren lässt. AutoIdent wird bei SIGNIUS unter anderem auf der Plattform SIGNIUS Professional sowie im Rahmen von SIGNIUS Ident eingesetzt.

Die eingesetzte AutoIdent-Lösung von IDnow ermöglicht eine automatisierte Online-Identitätsprüfung, die der Nutzer selbstständig und ohne Live-Gespräch mit einem Ident-Agenten durchführt.

AutoIdent-Prozess folgt dem zuvor beschriebenen Ablauf:

1. Der Nutzer startet die Identitätsprüfung über einen Link, ein Kundenportal oder eine eingebundene Anwendung.
2. Er nimmt ein unterstütztes Identitätsdokument auf.
3. Die Dokumentendaten werden automatisiert ausgelesen und geprüft.
4. Je nach vorgelegtem Identitätsdokument können zusätzlich Daten aus einem NFC-Chip ausgelesen und verarbeitet werden.
5. Der Nutzer erstellt eine Gesichtsaufnahme.
6. Ein biometrischer Vergleich mit dem Dokumentenfoto und ein Liveness Check werden durchgeführt.
7. Das Prüfergebnis wird bereitgestellt oder an ein angebundenes Unternehmenssystem übertragen.

Der zentrale Vorteil besteht darin, dass der Prozess orts- und zeitunabhängig durchgeführt werden kann. Das eignet sich besonders für digitale Geschäftsmodelle, bei denen viele Kunden schnell und ohne Termin verifiziert werden sollen.

AutoIdent kann unter anderem eingesetzt werden für:

• digitales Kunden-Onboarding,
• Konto- oder Wallet-Eröffnungen,
• Vertragsabschlüsse,
• Altersprüfungen,
• Aktivierung bestimmter Dienstleistungen,
• Aktualisierung von Kundendaten,
• Identifizierung vor einem Signaturprozess.

SIGNIUS Ident als Beispiel für eine AutoIdent-Lösung

SIGNIUS Ident ist eine Plattform für die ferngestützte und automatisierte Identitätsprüfung. Sie nutzt die AutoIdent-Lösung von IDnow und lässt sich in bestehende Geschäftsprozesse eines Unternehmens integrieren. Die Identitätsprüfung wird vom Nutzer selbstständig online durchgeführt. Ein Gespräch mit einem Berater ist nicht erforderlich.

Was Unternehmen über SIGNIUS Ident wissen sollten

SIGNIUS Ident nutzt AutoIdent von IDnow als Methode zur automatisierten Identitätsprüfung. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, den Verifizierungsprozess direkt in bestehende digitale Abläufe zu integrieren.

Dabei kann SIGNIUS Ident unter anderem mit folgenden Systemen und Prozessen verbunden werden:

• Kundenportalen,
• Vertragsprozessen,
• CRM-Systemen,
• Signaturplattformen,
• internen Fachanwendungen.

Der Nutzer führt die Identitätsprüfung selbstständig online durch. Dokumentendaten werden automatisiert erfasst und geprüft. Je nach Dokument können zusätzlich NFC-Daten verarbeitet werden. Anschließend erfolgen der biometrische Gesichtsvergleich und ein Liveness Check.

Das Prüfergebnis kann an das angebundene Unternehmenssystem übermittelt und dort für weitere Prozessschritte verwendet werden, beispielsweise für ein digitales Onboarding, einen Vertragsabschluss oder einen Signaturprozess.

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