Die Kosten einer elektronischen Signatur für Unternehmen hängen vor allem vom Signaturvolumen, dem benötigten Signaturniveau und dem gewählten Nutzungsmodell ab. Während bei gelegentlichem Bedarf kleine Signaturpakete ausreichen können, kommen für regelmäßig unterzeichnende Unternehmen größere Kontingente, Abonnements oder individuell kalkulierte Lösungen, einschließlich der API-Integration, infrage.
Für eine realistische Kostenbewertung sollte deshalb zunächst geklärt werden, wie die elektronische Signatur im Unternehmen tatsächlich eingesetzt werden soll.
Wovon hängen die Kosten elektronischer Signaturen ab?
Ein Unternehmen, das nur gelegentlich Verträge digital unterzeichnet, hat einen anderen Bedarf als eine Organisation, die regelmäßig Dutzende oder Hunderte von Dokumenten pro Monat verarbeitet. Entsprechend unterschiedlich können die Kosten ausfallen.
Für die Kalkulation sind insbesondere folgende Faktoren relevant:
- Anzahl der unterzeichneten Dokumente pro Monat / Jahr
- erforderliches Signaturniveau
- Anzahl der Nutzer und Unterzeichner
- erforderliche Identitätsprüfungen
- Integration über API
- zusätzliche Unternehmensfunktionen und Support
Der Preis im Angebot von SIGNIUS hängt vor allem davon ab, ob wir uns für die eigenständige Nutzung entscheiden und Pakete für elektronische Signaturen im Online-Shop oder direkt über die Plattform kaufen oder ob wir das individuell kalkulierte Angebot im Business PRO Plan wählen, das eine Reihe zusätzlicher Funktionen bietet, darunter die API-Integration und ein dediziertes Plattform-Branding.
Was kosten Signaturpakete konkret?
Schauen wir uns das Angebot an Signaturpaketen für Privatpersonen und Unternehmen an, die ihre Signaturpakete selbstständig kaufen.
Die derzeit auf der SIGNIUS-Plattform veröffentlichten Preise zeigen beispielhaft, wie sich der Preis abhängig vom gewählten Kontingent entwickeln kann.
Bei fortgeschrittenen Signaturen kostet ein einmaliges Paket mit 10 Signaturen derzeit 4 Euro, 120 Signaturen kosten 25 Euro und 1.200 Signaturen 69 Euro. Das kleinste Paket hat eine Laufzeit von 7 Tagen, die beiden größeren Pakete jeweils ein Jahr.
Bei qualifizierten Signaturen kostet ein Paket mit 5 Signaturen 15 Euro, mit 120 Signaturen 99 Euro und mit 1.200 Signaturen 299 Euro. Beim Paket mit 5 Signaturen beginnt die 24-stündige Laufzeit mit dem Auslösen der ersten Signatur , die größeren Pakete jeweils ein Jahr. Bei den genannten Beträgen handelt es sich um Bruttopreise.
Bei qualifizierten Signaturen ist außerdem zu berücksichtigen, dass das jeweilige Paket für eine einzelne Person ausgestellt wird. Das personenbezogene qualifizierte Zertifikat und die Online-Identitätsprüfung sind im Paket enthalten.
Neben einmaligen Paketen stehen Abonnements zur Verfügung. Welches Modell wirtschaftlicher ist, hängt davon ab, wie regelmäßig Signaturen benötigt werden und wie gut sich das erforderliche Volumen im Voraus einschätzen lässt. Signatur-Abonnements können direkt auf der SIGNIUS-Plattform nach der Erstellung eines kostenlosen Kontos aktiviert werden.
Business PRO für Unternehmen – eine flexible Lösung für individuelle Anforderungen
Für Unternehmen, die elektronische Signaturen in größerem Umfang nutzen oder in ihre bestehenden Prozesse integrieren möchten, bietet SIGNIUS den flexiblen Business PRO Plan an, der individuell kalkuliert wird. Die Lösung verbindet Funktionen für die komfortable Verwaltung von Signaturen innerhalb einer Organisation mit der Möglichkeit, die Plattform über eine API in bestehende Systeme zu integrieren.
Business PRO bietet eine Reihe zusätzlicher Funktionen, mit denen sich die Nutzung der Plattform an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen lässt. Dazu gehören unter anderem:
- Integration in die Systeme des Unternehmens über eine API, einschließlich der Möglichkeit, automatische Signaturen über die API auszulösen,
- Hinzufügen von Benutzern zum Team des Business-Kontos sowie Vergabe entsprechender Rollen und Berechtigungen,
- Möglichkeit für den Team-Administrator, auf die Dokumente der gesamten Organisation zuzugreifen,
- individuelles Plattform-Branding,
- eine dedizierte Subdomain, beispielsweise mit dem Namen des Unternehmens,
- Möglichkeit zur Umsetzung individueller Funktionen auf Wunsch des Unternehmens,
- Unterzeichnung von interaktiven PDF-Formularen,
- Möglichkeit, in den zu unterzeichnenden Dokumenten Zustimmungen zur Bestätigung hinzuzufügen.
Dank dieses Ansatzes ist das Unternehmen nicht auf ein Standardpaket für elektronische Signaturen beschränkt. Der Umfang der Lösung kann an die Organisation der Prozesse, die Anzahl der Benutzer sowie die eingesetzten Systeme und Tools angepasst werden.
Bei der wirtschaftlichen Bewertung lohnt es sich gleichzeitig, den gesamten Signaturprozess zu betrachten. Prozesse auf Papierbasis oder teilweise manuell ausgeführte Abläufe können zusätzlichen Aufwand für den Druck, den Versand, das Scannen, die Archivierung und die Arbeitszeit der Mitarbeiter verursachen. Die Digitalisierung des Prozesses kann dagegen einen Teil dieser Tätigkeiten reduzieren und den Dokumentenworkflow effizienter gestalten.
Bei Lösungen für Unternehmen kommt es daher nicht nur auf den Preis einer einzelnen Signatur an, sondern auch auf den Funktionsumfang, die Integrationsmöglichkeiten und darauf, wie gut sich die Lösung in die bestehenden Prozesse des Unternehmens einfügt.
Welches Preismodell passt zum Unternehmen?
Vor der Entscheidung lohnt es sich, möglichst realistisch zu bestimmen, wie das Unternehmen elektronische Signaturen nutzen wird. Kleine Pakete können für die gelegentliche Unterzeichnung von Dokumenten geeignet sein. Bei regelmäßiger Nutzung können größere Pakete oder Abonnements in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die zusätzliche Funktionen, eine zentrale Benutzerverwaltung, individuelles Branding oder eine Integration in ihre eigenen Systeme benötigen, können dagegen vom flexiblen, individuell kalkulierten Business PRO Plan profitieren.
Die Kosten für elektronische Signaturen in Unternehmen sollten daher immer im Kontext der konkreten Nutzung betrachtet werden. Entscheidend ist nicht nur die Anzahl der benötigten Signaturen, sondern auch der Funktionsumfang, die Integrationsmöglichkeiten und die Frage, wie gut sich die Lösung in die bestehenden Prozesse des Unternehmens einfügt. So kann das Unternehmen eine Lösung wählen, die seinen tatsächlichen Anforderungen entspricht, ohne für Funktionen oder Leistungen zu zahlen, die im Arbeitsalltag nicht benötigt werden.
Sprechen Sie mit uns und finden Sie gemeinsam mit uns die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
