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Ein qualifiziertes elektronisches Siegel ist ein modernes Instrument zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität von Dokumenten im digitalen Zeitalter. Für Unternehmen, Finanzinstitute oder die öffentliche Verwaltung ist es ein wichtiges Element zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Einhaltung von Vorschriften. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein qualifiziertes elektronisches Siegel einführen können, und erörtern die drei gängigsten Modelle für die Implementierung dieser Lösung.

Was ist ein qualifiziertes elektronisches Siegel? 

Ein qualifiziertes elektronisches Siegel ist das digitale Äquivalent eines herkömmlichen Siegels, mit dem Unternehmen Dokumente authentifizieren und sicherstellen können, dass der Inhalt eines Dokuments nach dem Versiegeln nicht mehr verändert wurde. Im Gegensatz zu einer elektronischen Unterschrift bestätigt das Siegel die Identität der Organisation und nicht die der Person. 

Elektronische Siegel erfordern nicht die direkte Mitwirkung einer Person, sondern können von der Organisation vollautomatisch erstellt werden, z. B. bei der Erzeugung qualifizierter elektronischer Siegel für Rechnungen, Verträge oder offizielle Dokumente.

Wie wird ein qualifiziertes elektronisches Siegel eingeführt?

Der Prozess der Einführung eines qualifizierten elektronischen Siegels kann in mehrere wichtige Schritte unterteilt werden:

1. Analyse der Bedürfnisse der Organisation

Zu Beginn lohnt es sich, genau zu analysieren, in welchen Bereichen die Organisation das elektronische Siegel einsetzen will. Geht es um die Sicherung von Rechnungen oder offiziellen Dokumenten? Ein klar definierter Bedarf ermöglicht es, die richtige Lösung zu wählen.

2. Auswahl eines Vertrauensdiensteanbieters

Die Einführung eines elektronischen Siegels erfordert die Zusammenarbeit mit einem qualifizierten Anbieter, der in der EU Trusted List (EUTL) aufgeführt ist. 

3. Implementierung des elektronischen Siegels und dessen Integration in die Systeme der Organisation

Das elektronische Siegel kann in einem von drei Modellen implementiert werden:

Vor-Ort-Lösung – das Siegel wird in der Infrastruktur der Organisation installiert und betrieben.

Cloud-Lösung – das Siegel ist als Service in einem SaaS-Modell (Software as a Service) verfügbar.

Hybridlösung – eine Kombination aus lokaler Infrastruktur und Cloud-Diensten.

Der nächste Schritt ist die Integration des e-Siegels in die bestehenden Systeme der Organisation, wie DMS, CRM oder ERP.

4. Mitarbeiterschulung

Ein Schlüsselelement der Implementierung ist die Schulung des Teams im Umgang mit dem e-Siegel und den Grundsätzen seiner Verwendung in den täglichen Prozessen.

Die gängigsten Modelle für die Implementierung eines qualifizierten elektronischen Siegels

1. Lokales (Vor-Ort-) Siegel

Beim Vor-Ort-Modell wird ein elektronisches Siegel direkt in die IT-Systeme eines Unternehmens integriert. Es ist eine spezielle Lösung für große Unternehmen, die die volle Kontrolle über ihre Infrastruktur und Daten behalten wollen. Das lokale elektronische Siegel bietet ein hohes Maß an Sicherheit, erfordert aber Investitionen in Hardware und regelmäßige Wartung.

2. Cloud-basiertes Siegel

Cloud-Lösungen werden aufgrund ihrer Flexibilität und einfachen Implementierung immer beliebter. Der Dienstanbieter, wie z. B. SIGNIUS, verwaltet den gesamten Prozess, von der Konfiguration bis zur Wartung. Die Kundenorganisation nutzt das Siegel über eine API oder eine Webanwendung.

Anwendung:

Automatische Versiegelung von elektronischen Rechnungen

Schneller Versand von Dokumenten mit Änderungsschutz

3. Hybrides Siegel

Das Hybridmodell kombiniert die Vorteile von On-Premises- und Cloud-Siegeln. Ein Unternehmen kann seine eigene Infrastruktur für wichtige Prozesse nutzen und gleichzeitig mit Cloud-Diensten integrieren.

Anwendung:

Umgang mit internen und externen Dokumenten

Fernarbeit kombiniert mit zentralem Dokumentenmanagement

Warum ein qualifiziertes elektronisches Siegel einführen?

Ein elektronisches Siegel gewährleistet nicht nur die vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern ermöglicht es Ihnen auch, die Effizienz des Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen zu steigern. Prozessautomatisierung, Schutz vor Dokumentenmanipulation und Glaubwürdigkeit auf dem internationalen Markt sind die wichtigsten Vorteile für Unternehmen und Institutionen. Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, werden in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt, was die grenzüberschreitende Zusammenarbeit erheblich erleichtert.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein qualifiziertes elektronisches Siegel einführen können, besuchen Sie die Website von SIGNIUS Seal, um mehr über die verfügbaren Lösungen zu erfahren und das Modell auszuwählen, das am besten zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt. 

Die Einführung eines qualifizierten elektronischen Siegels ist ein Schritt auf dem Weg zu einer modernen und sicheren Organisation, die sich den Herausforderungen der digitalen Realität stellt. Mit der richtigen Unterstützung und Technologie kann der Prozess schnell und effizient ablaufen und die geltenden Vorschriften vollständig erfüllen.

Informieren Sie sich auch über die SIGNIUS-Dienste für die Fernsignatur von Dokumenten:

Plattform für elektronische Signaturen 

Elektronische Unterschrift

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