Die Online-Vertragsunterzeichnung ist in der heutigen Welt, in der der rasche Austausch von Dokumenten sowohl im Privat- als auch im Berufsleben unerlässlich ist, zur gängigen Praxis geworden. Mit elektronischen Signaturen ist es möglich, einen Vertrag in wenigen Minuten abzuschließen, ohne dass man sich persönlich treffen muss. Damit dieses Verfahren sicher und vorschriftsmäßig ist, müssen jedoch bewährte Lösungen verwendet und einige wichtige Aspekte berücksichtigt werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Punkte vor, auf die Sie bei der Online-Unterzeichnung von Verträgen achten sollten, damit Sie absolute Sicherheit und Vertrauen in die Gültigkeit Ihrer Unterschriften genießen können.
Auswahl einer Plattform für die Vertragsunterzeichnung
Ein grundlegender Schritt bei der Online-Unterzeichnung von Verträgen ist die Wahl der richtigen Plattform, die elektronische Signaturen zulässt. Diese Wahl ist von entscheidender Bedeutung, um die Sicherheit und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Die auf der verwendeten Plattform angebotenen elektronischen Signaturen sollten die in der eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste beschriebenen rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Die SIGNIUS-Plattform für elektronische Signaturen ist eine Lösung, die ein Höchstmaß an Sicherheit und Gesetzeskonformität garantiert. Mit diesem Tool können schnell und intuitiv qualifizierte und fortgeschrittene Signaturen erstellt werden, die den gesetzlichen Vorschriften voll entsprechen. Darüber hinaus erfordert SIGNIUS keine Installation einer zusätzlichen Signatursoftware, sondern ermöglicht die vollständige Online-Nutzung der Plattform, wodurch der gesamte Signaturprozess einfacher und schneller wird.
Die Wahl der richtigen Signaturform – qualifiziert oder fortgeschritten?
Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen – qualifizierte und fortgeschrittene Signaturen sind die am häufigsten verwendeten. Die Wahl der richtigen Signatur hängt von der Art des Vertrags und seinen rechtlichen Anforderungen ab.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Unterschrift, die volle Rechtskraft besitzt und einer handschriftlichen Unterschrift gleichkommt. Sie wird für die Unterzeichnung von Dokumenten verwendet, die der Schriftform bedürfen, z. B. Arbeitsverträge, amtliche Dokumente und Kreditverträge.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine Unterschrift mit einem hohen Sicherheitsniveau, die vor allem für weniger formelle Verträge, meist in Geschäftsbeziehungen, verwendet wird.
Die Wahl des geeigneten Signaturtyps hängt von den individuellen Bedürfnissen der Organisation ab, mit der die Dokumente unterzeichnet werden, sowie von den rechtlichen Anforderungen des Vertrags.
Neben der Wahl einer Online-Signaturplattform und der Art der elektronischen Signatur lohnt es sich auch, vor der Unterzeichnung auf die Bestandteile des Vertrags selbst zu achten. Nachfolgend stellen wir die wichtigsten davon vor.
Sorgfältiges Lesen des Vertragsinhalts
Lesen Sie den Inhalt des Vertrags immer sorgfältig durch, bevor Sie ihn online unterschreiben. Auch wenn die Unterzeichnung eines Online-Vertrags schnell und bequem vonstatten geht, lohnt es sich nicht, diesen Schritt zu überspringen. Viele Menschen konzentrieren sich nur auf die endgültige Unterschrift, aber im Inhalt des Vertrags können sich Bestimmungen verbergen, die später Probleme verursachen könnten.
Überprüfung der Rücktrittsbedingungen
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Bedingungen kennen, unter denen Sie den Vertrag widerrufen können. In Online-Verträgen sollten Bestimmungen über Ihr Widerrufsrecht enthalten sein, insbesondere bei Online-Käufen. Wenn Sie diese Bedingungen kennen, können Sie unangenehme Situationen in Zukunft vermeiden.
Überprüfung von Personendatensätzen
Nach den Bestimmungen der DSGVO muss jeder Vertrag Bestimmungen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten enthalten. Überprüfen Sie, ob der Vertrag angemessene Informationen darüber enthält, wie Ihre Daten verwendet, gespeichert und geschützt werden. Es lohnt sich, sich zu vergewissern, dass die Einrichtung, mit der Sie einen Vertrag schließen, die Datenschutzvorschriften einhält.
Bewertung der Glaubwürdigkeit der anderen Vertragspartei
Es lohnt sich auch, die Glaubwürdigkeit der anderen Vertragspartei zu prüfen. Die Überprüfung der Angaben zu dem Unternehmen, der Organisation oder der Person, mit der Sie einen Vertrag abschließen wollen, ist der Schlüssel zur Vermeidung von Betrug und Missverständnissen. Bei umfangreichen Transaktionen lohnt es sich auch, die Bewertungen anderer Nutzer zu prüfen oder sich rechtlich beraten zu lassen.
Lesen Sie die mit dem Vertrag verbundenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien
Online-Verträge beinhalten häufig die Annahme von Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien. Lesen Sie diese Dokumente unbedingt, bevor Sie unterschreiben. Sie enthalten Informationen darüber, wie das Unternehmen Ihre Daten verarbeitet, welche Rechte Sie im Falle von Problemen mit dem Vertrag haben und andere wichtige Fragen.
Analyse der möglichen Vertragsstrafen und Zusatzgebühren
Denken Sie daran, die Bestimmungen über Vertragsstrafen und mögliche zusätzliche Gebühren sorgfältig zu prüfen. Es kommt vor, dass einige Verträge hohe Gebühren für den Rücktritt oder andere Maßnahmen enthalten, die sich als kostspielig erweisen können. Lesen Sie diese Bestimmungen und vergewissern Sie sich, dass sie für Sie klar und verständlich sind.
Prüfung, ob der Vertrag mit den mündlich oder per E-Mail vereinbarten Bedingungen übereinstimmt
Vergewissern Sie sich, dass die Bestimmungen im Vertrag dem entsprechen, was mündlich oder per E-Mail vereinbart wurde. Der Vertrag sollte mit früheren Verhandlungen übereinstimmen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Überprüfung der erforderlichen Anhänge und Dokumente
Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Anlagen und Dokumente dem Vertrag beigefügt wurden. Manchmal ist es notwendig, zusätzliche Formulare, Bescheinigungen oder andere Materialien beizufügen, die die Gültigkeit des Vertrags beeinflussen können.
Machen Sie sich mit den Zahlungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten vertraut
Vergewissern Sie sich, dass Sie genau wissen, wann und wie Sie die Zahlungen im Rahmen Ihres Vertrags leisten müssen. Wenn Sie die Zahlungsfristen kennen, können Sie Missverständnisse über die Erfüllung Ihrer finanziellen Verpflichtungen vermeiden.
Vergewissern Sie sich, dass der Vertrag keine versteckten Kosten oder Dienstleistungsgebühren enthält.
Es lohnt sich auch, auf versteckte Kosten oder Nebenkosten zu achten, die während der Vertragslaufzeit entstehen können. Achten Sie darauf, dass der Vertrag keine vagen Bestimmungen enthält, die Sie später überraschen könnten.
Worauf Sie beim Online-Abschluss von Verträgen achten sollten – Zusammenfassung
Der Online-Abschluss von Verträgen ist eine bequeme Lösung, die Zeit spart und Geschäftsabläufe effizienter macht. Damit der gesamte Prozess reibungslos und sicher abläuft, sollten Sie jedoch einige wichtige Punkte beachten. Die Wahl der richtigen Plattform, wie z. B. SIGNIUS, und der richtigen Art der Unterschrift (z. B. qualifiziert oder fortgeschritten), das sorgfältige Lesen des Vertrags, die Überprüfung der Bestimmungen über personenbezogene Daten und die vielen anderen Punkte, die wir oben aufgeführt haben, sind wesentliche Schritte, die es Ihnen ermöglichen, sich beim Online-Abschluss eines Vertrags sicher zu fühlen.